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为什么虚拟工作将成为一个永久的选择

译者序:


【毋庸置疑COVID-19在新年伊始给全球带来的震荡不小,除了零售产业链,像航空产业等很多传统的稳定行业也受到不小的冲击,前端消费的短时暂停和快速收缩导致产业链后端的市场需求骤减。高速经济时代运转下的竞争让很多行业都是紧贴成本和利润红线在维持的,如今平衡被打破,除了努力自救或者收拾残局,当下危机中寻找机会前更应该冷静观察和思考一下,世界变成什么样了,可能会往什么方向发展,变革之中哪些门会关闭,而哪些窗又会打开?本文除了讲述了作者从各种施行虚拟工作的企业中中看到了敏捷的关联,甚至可以直白的说working from home也许是验证一个组织基因中是否有敏捷元素的一次核酸检测。如果您是一位组织敏捷的推动者,想想文中WFH强化团队的一些因素是否可以映射到你的现有的行动设计中;如果您是一位组织负责人,那看看WFH这面照妖镜照出来的官僚主义是否能给您带来些许借鉴和启发,怎样从任务敏捷逐渐延伸到组织敏捷?敏捷不是目的,通过实践敏捷去成就什么才是。欢迎读者文末与译者沟通交流!】



当下全球冠状病毒危机的悲剧发生了一件奇怪的事情。职场正在分化为两类人:喜欢在家工作的人和不喜欢在家工作的人。


有些人喜欢在家工作,因为这样更有效率,也更有趣。当不再花时间通勤的情况下,他们重新找回了自己的私人生活和家庭。他们所在的公司看到他们的工作产出更多,并开始宣布将永久性地在家工作(WFH)。


那些不喜欢在家工作的人出于两种截然不同的原因:


有些人讨厌它,因为它使官僚主义衍生出更糟糕的情况——甚至比在公司办公室工作更加分裂混乱、侵入性和不可忍受性。原本冗长的现场会议被更长的、更令人难以忍受的视频会议所取代。与此同时,邮件不断堆积,随机指令和新的待办事项不断出现。在家工作时,这种微观管理的惨状变得更糟了。这些员工迫不及待地想要回到办公室,不是因为这样做就好,而是因为这样做是两害相权取其轻。而他们事无巨细的老板们迫不及待地想看到他们回来,这样就可以继续看到这些员工做了什么,发现他们哪里出了问题,并计划如何解决问题,让他们回到正轨。


另一组讨厌WFH的原因正好相反。他们喜欢办公室。他们怀念那里,因为那里是他们社交、闲逛、一起喝啤酒、交朋友的地方。不管他们的办公室管理得好还是官僚主义,他们都不在乎:他们的生活围绕着办公室转。他们想急于回去。对于这些人来说,办公室不仅仅是工作。它是关于友谊、关系、爱与恨、高潮与低谷的。除了工作以外,这些人还为了这些需求而出来工作。对他们来说,待在家里是一件孤独的事情。得到一个拥抱或碰一下胳膊肘是生活中至关重要的一部分。不管未来工作场所长什么样子,这个群体都希望有一个可以聚集在一起工作的满足社交的实体场所。


为什么快乐的虚拟工作者拥有敏捷管理?


正如作者Cal Newport在《纽约客》上发表的一篇文章所指出的,那些在家愉快工作的人的一个关键原因是,他们的公司采用了“一种不同寻常的系统方法来组织他们的工作”,即“敏捷项目管理方法”。


敏捷原则包括“以‘站立’会议和编写代码‘Sprint’为节点的精心设计的系统,这种设计有助于他们跟踪和分配任务,而不会使个人负担过重,或造成不必要的中断或冗余。利用这些系统,精心组织的程序员团队可以流畅地运行,而无需依靠在同一个场所工作,去非正式的提升生产力。”从效果看,在这些团队中,管理者能让员工对达成一致的任务落地,而不是控制、调整、打断和干预工作。这很容易流露出“敏捷”的标签和称之为“良好的管理”。


Newport得出一个明显的结论“敏捷”管理超出了大多数组织的能力。当然,为完成这一壮举而所需要的广泛努力,只会有助于强调办公室对其他人的重要性。换句话说,对于那些没有从好的“敏捷”管理中获益的人来说,实体办公室是帮助公司度过难关的必要的次优拐杖,因为他们还没有抽出时间来好好实践“良好的管理”。实际上,虚拟工作的挑战是官僚主义无法应付的又一个领域。


为什么虚拟工作能让敏捷工作者开心?


文章指出,“敏捷”管理原则在软件开发中更为常见。“软件开发是在远程工作方面取得成功的少数知识产业之一。”


但是敏捷管理原则并不局限于软件开发。在最近与一批来自不同行业、实施敏捷管理的多家公司的讨论中,在讨论如何应对冠状病毒危机时,共识很明显: 无论是对员工还是对公司来说,在家工作都比在办公室工作更好。


尽管在某些情况下这些时间花费是巨大的,最多每天长达4个小时,但这不仅仅是减少了从家到办公室的路程时间,还有:


-   加速数字化和协作软件的发展,特别是工具‘Microsoft Teams’和Miro


-   减少浪费在低效率会议上的时间


-   更容易接近不被会议困住的其他的员工和经理


-   花更多的时间来完成任务


-   流程被“及时”彻底改造


有孩子在家当然会让人分心,但总的来说,对大多数人来说,这并不是一种纯粹的拖累。参与者认为如果孩子们在学校,WFH的效率会更高。


这组公司具有特殊的特点:


-   这些都是相当大的公司,员工从几千人到十万多人不等。


-   这些公司来自各个行业,包括卫生、电信、建筑和交通。


-   这些行业还没有像餐馆或酒店那样被完全中断。它们都不是像零售业这类面向客户的行业。


-   员工大多是高端专业人士,需要大量的协作。


-   这些公司在数字化和实施敏捷原则方面已经相当先进,因此转向在家工作并不是特别困难,尽管他们并不算是行业中很有钱的公司。


-   这些公司多年来一直在努力变得更加以客户为中心,并以小团队形式完成大部分工作。


虚拟工作的历史


虚拟工作已经存在一段时间了。1966年,远在个人电脑被发明之前,物理学家杰克·奈尔斯出版了一本书《电信-交通的权衡》,主张在城市郊区设立多个小型卫星办公室,以缓解城市交通拥堵。纽波特指出:“Nilles创造了‘远程通勤’和‘远程工作’来描述这种假设的安排。


然后,“在20世纪90年代,在所谓的IT革命期间,办公室职员开始使用联网的个人电脑,团队开始接受电子邮件和文件共享。人们花在开会和打电话上的时间开始减少,花在电脑上的时间开始增多。”


十年前,一种工作的涅槃似乎近在眼前。“办公室工作似乎正处于一场深刻转变的边缘,”Newport写到。“白领们将不再通勤于拥挤的城市,而将很快迁往价格更低廉的田园地区;他们喜欢灵活的时间安排,从学校接孩子,在家工作了几天后,坐下来和家人共进晚餐。

但远程办公的涅槃仍是一个概念,而不是实践。它遇到了三个路障。


一个是技术。科技仍然与桌面联系在一起。用户界面不是无缝的,也不是集成的。物联网还只是科幻小说。网络运行缓慢且不可靠。视频会议当时还处于起步阶段。


第二个是官僚管理的原则。如果你的员工不在你的视线范围内,而且可能在搞恶作剧,你就很难对他们进行微观管理。经理们觉得让他们在身边更安全,这样可以监视他们的一举一动,能在事情变坏之前纠正错误。


矛盾的是,第三个障碍是敏捷管理本身。加强团队的努力让人们强烈相信,对科技工作者来说,异地办公几乎是必要的一步。但在敏捷世界中,协同办公团队已经成为了一个口头禅。IBM、惠普(Hewlett-Packard)、百思买(Best Buy)等公司都缩减了他们的远程办公程序;硅谷的公司以各种各样的诱惑而闻名——免费的餐点、咖啡吧、攀岩健身房——它们过去把员工留在办公室里。”


现在出现了一个奇怪的转折,当冠状病毒危机迫使灵活的公司在虚拟环境下工作时,他们惊奇地发现虚拟环境往往更受青睐。事实证明,一旦合作团队的文化牢固确立,现在的技术已经足够好,可以让工作做得和在办公室工作一样好,甚至更好,而且成本要低得多。因此,像Twitter和Facebook这样的顶级敏捷公司正在重新发起冲锋,创造一个虚拟工作的永久选项。


事实上,虚拟工作和敏捷管理原则之间有一种自然的结合。像《虚拟工作》(Stylus, 2017)这样的书读起来就像关于敏捷管理的教科书——团队、明确目标、信任、协作、团队网络、速度、心态和敏捷度。敏捷原则的全部工具都在那里。


现在企业开始有了这样的想法:如果人们想在家工作,他们应该有这样的选择,而灵活的办公空间设计可以让一些人偶尔出现在办公室,拥有工作空间。


研究证实,关于选择在家工作优越性有些积极的发现,包括超过一千名员工在2019年的一项研究表明,员工远程工作比在办公室每月多1.4天,导致每年额外增加三个多星期的工作。


在这项研究中,WFH(在家办公)并不是对每个人都更好。约29%的远程员工说,他们难以平衡工作和生活,31%的人说,他们需要休息一天,以改善心理健康。研究表明,通过在一天中多休息可以减少负面影响。其他研究对“克服WFH的不利方面”提出了多种建议。


团队在一起多久之后可以在虚拟环境下工作?他们可能需要亲自开始,然后一旦团队成员认识了彼此,他们就可以分散在家里工作。他们可能需要不时地聚在一起,以恢复链接或修复虚拟世界中可能出现的任何问题。但是每天的工作时间面对面的见面是没有必要的。


我们还在学习如何捕捉下班后发生在实体办公室或酒吧的走廊或自助餐厅的非正式随机互动的实质价值。这听起来并不显得那么难。我已经参加了几个虚拟对话组。他们有公开的议程,已经在一起开会好几个月了,有一次甚至好几年了。他们比大多数实体会议的参与者更了解彼此。谈话往往朝着意想不到的方向进行。参与者会带来想法、想法和问题,这些往往会引发进一步的见解和假设,就像与熟练的爵士音乐家进行即兴演奏一样。当然,如果虚拟会议有固定的议程和紧密关注最重要的话题,这种思想的自由流动就不会发生。具有讽刺意味的是,非正式需要经过精心计划。


学习虚拟工作


学习虚拟工作也可以被视为学习数字化生活这一更大任务的一部分。这是另一项的创新,源于至今仍令人们惊讶的现实,任何人或任何事物都可以与地球上的任何人或者事物进行即时且零成本的交流。这意味着人类所做的一切都在被改造。传统主义者为我们失去了旧的做事方式而悲伤,就像在公元前5世纪,柏拉图为书写的发现而悼念,在15世纪,宗教权威为印刷机的发明而惋惜一样。但变化正在发生。


获取知识、购物、交通和娱乐已经在发生变化。今天,对大多数人来说,这些数字化的转变让生活变得更快、更简单、更方便,而且,让我们面对现实吧: 总体上是更好的。那么,为什么不把工作方式也转换一下呢?


在更广阔的历史长河中,向虚拟工作的转变是口头交流向书面、打印、模拟计算和现在数字化转变的一部分。正如分析家Harold Jarche所指出的,“当我们的各种文明从一个主要的口头社会转变为文字统治时,我们看到了王国和制度的崛起……当书面文字被印刷纸张所取代时,知识的共享就爆发了。书籍的可获得性使更多的大学得以建立,印刷有助于创建更好的簿记系统,从而使全球市场繁荣……印刷体继续占据主导地位,尽管它最初被电子脉冲淘汰,首先是1844年的电报(破折号和点),随后是收音机和电视(电信号),直到最近才随着互联网和网络(0和1)的出现而加快速度。


我们沟通方式的改变往往会改变我们的体系架构。从根本上过度简化:口头交流导致了部落的形成;写作催生了等级制度;印刷创造了市场,数字创造了网络。


每种体系都有自己的动力。在部落的世界里,社会由血缘关系维系在一起。每个人都认识每个人,而且无处可躲。相比之下,在等级制度和市场中,动力是权力和控制,信息是支配的来源,以及对任何行为的直接互惠的期望。


现在,当我们移动到一个网络世界,每个人再次认识每个人,动力开始像一个部落的世界。不期望直接互惠的合作行为可以提高声誉,在网络中创建更多的链接。我们在网络中的声誉是众所周知的。部落的合作行为再次成为合作的最佳方式。


实体办公室是旧时代等级制度的缩影,让员工呆在同一屋檐下、同一面墙内是控制和支配的动力的一部分。在一个实体的办公空间里,每个人都可以看到豪华的角落办公室的意义,而不需要被告知它的用途。在Zoom对话中,层级是完全扁平的。


因此,虚拟工作反映了本组织作为一个网络的演变。在你的团队或你的网络中,你的对手可能在同一个房间或在世界的另一个地方。这已经不重要了。正如Trina Hoefling在她的优秀著作《虚拟工作》(Stylus, 2017)中所解释的那样,“虚拟工作的真正目的不是为了允许距离,而是在没有时间或空间限制的情况下创造协同效应。”


作者:Steve Denning

译者:Adam An 安衡

审核:Jim Wang王军